facilitateur atelier

Comment devenir un bon facilitateur ?

Qu’est-ce qu’un facilitateur ?

Un facilitateur est une personne qui guide et soutient un groupe de personnes dans l’atteinte de ses objectifs en utilisant des techniques de facilitation.
 
Le rôle d’un facilitateur est de créer un environnement favorable à la communication et à la collaboration, afin que le groupe puisse travailler de manière efficace et créative.
 
Un facilitateur peut être impliqué dans différents types de groupes, tels que des équipes de travail, des groupes de discussion, des groupes de décision, etc.
 
Le but d’un facilitateur est de s’assurer que le groupe avance de manière efficace et atteint ses objectifs de manière collaborative, en mettant en avant l’engagement et la participation de chaque membre.
 
Le rôle du facilitateur est de savoir gérer les conflits : il est important de savoir comment gérer les conflits de manière à ce qu’ils ne perturbent pas le processus de prise de décision du groupe.

Quelles formations sont nécessaires pour devenir facilitateur ?

Il n’existe pas de formation spécifique obligatoire pour devenir facilitateur.
 
Cependant, il est recommandé de suivre une formation en facilitation afin de maîtriser les techniques et les outils nécessaires à ce rôle.
 

Voici quelques exemples de formations en facilitation :


  • Formation en facilitation de groupe
  • Formation en animation de réunion
  • Formation en gestion de projet
  • Formation en leadership
  • Formation en gestion de conflit

Il est également recommandé de se familiariser avec différents outils et techniques de facilitation, tels que les techniques de brainstorming, les techniques de prise de décision, les techniques de résolution de problèmes, etc.

En plus de la formation, il est important d’avoir certaines qualités et compétences pour être un bon facilitateur, telles que la communication, l’écoute active, l’empathie, la flexibilité, le leadership, etc. Ces compétences peuvent être acquises grâce à l’expérience et à la pratique de la facilitation.

Qu’est-ce qui fait un bon facilitateur ?

Voici quelques qualités et compétences qui peuvent faire un bon facilitateur :

La communication : un bon facilitateur est capable de s’exprimer clairement et de manière concise, afin que tous les participants comprennent ce qui est dit. Il est également attentif aux besoins de chaque participant et sait comment adapter son discours en conséquence.

L’écoute active : un bon facilitateur sait écouter attentivement et sans préjuger les idées et les opinions de tous les participants. Il est de plus capable de reformuler les idées de manière à ce qu’elles soient comprises par tous.

L’empathie : un bon facilitateur est capable de se mettre à la place des autres et de comprendre leurs points de vue. Il est bienveillant et patient, et sait comment encourager chacun à s’exprimer et à participer.

La flexibilité : un bon facilitateur sait s’adapter à différentes situations et à différents groupes de personnes. Il est capable de s’ajuster à différents rythmes et à différents niveaux de participation.

Le leadership : un bon facilitateur sait comment diriger une discussion de manière à ce qu’elle reste productive et axée sur les objectifs fixés. Il est capable de prendre des décisions et de guider le groupe vers des solutions créatives et viables.

La préparation : un bon facilitateur est bien préparé et n’a pas besoin d’être expert du sujet qu’il va faciliter, il s’aide plutôt des autres membres pour obtenir les informations dont il a besoin.

En résumé, un bon facilitateur est une personne capable de créer un environnement favorable à la communication et à la collaboration, de guider le groupe vers l’atteinte de ses objectifs de manière efficace et créative, et de s’adapter à différentes situations et groupes de personnes.

Il est important de pratiquer et s’entraîner : la pratique et l’entraînement peuvent vous aider à devenir un meilleur facilitateur en vous donnant l’occasion de mettre en pratique ce que vous avez appris et de recevoir des commentaires sur votre travail.

Quelques ouvrages sur la facilitation :

Il existe de nombreux ouvrages sur le sujet de la facilitation qui peuvent vous aider à devenir un facilitateur efficace.

Voici quelques titres qui pourraient vous intéresser :

 
  • « The Facilitator’s Fieldbook » de Tom Justice et David W. Jamieson : ce livre décrit les différentes étapes de la facilitation et fournit des outils et des stratégies pratiques pour aider les facilitateurs à mener des réunions, des ateliers et des processus de décision efficaces.

 
  • « The Skilled Facilitator » de Roger Schwarz : ce livre propose une approche holistique de la facilitation qui met l’accent sur l’importance de la préparation, de l’écoute active et de la gestion des conflits.
 
  • « Facilitator’s Guide to Participatory Decision-Making » de Sam Kaner et al. : ce guide vous fournit des conseils pratiques sur la manière de mettre en place des processus de décision participatifs et de créer un environnement de travail collaboratif.
 
  • « The Art of Facilitation » de Dale Hunter et Anne Bailey : ce livre présente les fondamentaux de la facilitation et donne des conseils pour aider les facilitateurs à mener des réunions et des ateliers efficaces.

Outils du Design Sprint

Comment se déroule un Design Sprint ?

Qu’est-ce que le Design Sprint ?

C’est un framework, un process de travail bien séquencé qui permet d’avoir des réponses concrètes sur la viabilité d’un produit/d’une solution imaginée par les équipes projet.
Le but est donc de partir d’une idée, d’un concept et en fin de semaine d’obtenir un prototype testable et mesurable.

Ce process permet de tester et de mesurer une solution en 4 jours grâce à un prototype fonctionnel qui sera testé auprès de vrais utilisateurs.

Leurs retours permettront de valider, ou non, les hypothèses de départ, avoir des réponses rapides aux différentes questions que l’on se pose et de faire les itérations nécessaires avant la mise en production (développement et intégration technique de la solution).

Ce framework permet surtout de poser un cadre de travail pour aider les équipes à mieux réfléchir, co-construire et de s’aligner sur une vision claire du projet.

Une semaine de 4 jours pour valider un concept

Planning du Design Sprint 2.0

Qui sont les participants au Design Sprint ?

Le Décideur : la personne qui aura le dernier mot pour la prise de décision.

Les Experts : tous les autres participants qui vont partager leurs connaissances sur le sujet (Product Owner, Data Analyst, Marketing & Communication, Devops, UX Designer, Business Owner, Sales…).

Le Facilitateur : la personne qui sera en charge d’animer l’atelier, structurer les discussions, mettre en place les différents exercices, surveiller le temps et s’assurer que l’atelier avance vers la bonne direction.

Le Design Sprint peut se dérouler sur site ou à distance si les équipes sont situées dans différents lieux géographiques.

Avant le jour J, il est important d’envoyer aux participants un email avec le détail des activités (déroulé de la semaine, objectifs, attendus et next steps).

La semaine de Design Sprint est intense, mais va permettre d’embarquer les équipes dans une réelle démarche collaborative où tout le monde aura le sentiment de participer activement et de contribuer à l’élaboration d’une solution testable et mesurable.

Comment se déroule la semaine concrètement ?

Jour 1 :

Planning du jour 1 du design sprint 2.0

Le Design Sprint démarre par un entretien/discussion entre les différents experts et le facilitateur sur la problématique a cracker, les problèmes rencontrés par les utilisateurs, les objectifs, challenge, enjeux business…
Pendant cet entretien l’objectif est de capturer en séance les différentes opportunités sous forme de questions HMW (Comment pourrions nous ?) sur des post it qui nous permettront par la suite de mieux réfléchir aux solutions potentielles.
Un système de vote permettra de prioriser les opportunités les plus pertinentes à traiter dans le sprint.
 
Une fois la bonne problématique identifiée, le groupe va définir l’objectif à long terme ( c’est à dire dans 2 ans si tout se passait pour le mieux, quel serait le scénario idéal ? « North Star », quelle serait la vision idéale).
Un système de vote permettra de s’aligner sur la vision du projet et en cas d’égalité, la décision finale reviendra au Décideur.
 
Le groupe va maintenant être un peu plus pessimiste et réfléchir aux différents obstacles qui les empêcheraient d’atteindre cet objectif.
« qu’est ce qui nous empêcherait d’atteindre notre objectif ? ».
Ces idées devront être reformulées sous forme de questions.
 
Ex. Des concurrents déjà très bien implantés sur le marché
 
Question : Pouvons-nous nous créer une solution différenciante et unique qui nous permette de nous démarquer de la concurrence ?
 

Map et Sketching

Vient ensuite l’exercice de cartographie dont l’objectif est d’identifier l’étape clé du parcours qu’il faudra repenser en priorité.
 
Les participants vont maintenant chercher des exemples de solutions, différentes inspirations ailleurs et pas forcément dans le même secteur d’activité pour la réalisation de leurs concepts.
 
Après avoir fait cet exercice de benchmark, les participants vont pouvoir créer un concept avec des idées qu’ils souhaitent voir dans le prototype final grâce à un exercice de sketching papier.
 

Jour 2

Planning du jour 2 du design sprint 2.0
Sur la journée de mardi, l’équipe va surtout se concentrer sur les éléments, concepts, idées à intégrer dans le prototype final.
Il y a à cette étape du sprint toute une série de votes pour les prises de décisions mais encore une fois, ce sera au Décideur de trancher.
Parfois les choix du Décideur peuvent aller à l’encontre du groupe mais n’oubliez pas que la solution finale sera testée auprès de vrais utilisateurs et les résultats des tests permettront de voir concrètement si le concept est viable ou pas.
 
Les participants vont placer leurs votes sur les différents concepts qui ont été élaborés la veille.
Le groupe va pouvoir mieux visualiser les concepts gagnants grâce aux clusters qui vont se former naturellement avec les votes de chaque participant.
Chacun vote à nouveau mais cette fois-ci sur la meilleure idée à développer.
 
Vient ensuite l’étape du storyboarding, ou appelé encore le « User Test Flow » où les participants vont utiliser 6 post it pour illustrer chaque étape clé du parcours idéal. (Liste des 6 actions principales de l’utilisateur).
 
Aperçu du mur de post it comme l’écran ci-dessous :
 
Une autre session de votes permet de sélectionner le parcours qui sera prototypé.

Jour 3 & 4

Planning du jour 3 du design sprint 2.0
Cette journée est dédiée à la réalisation du prototype.
L’objectif est de monter un prototype HD le plus réaliste possible de sorte que les utilisateurs aient l’impression d’interagir avec la vraie interface développée (aussi proche que possible).
 
La journée de prototypage est souvent très intense, c’est pourquoi il faut parfois plusieurs UX Designers pour faire ce travail pour s’assurer que rien ne manque le jour des tests utilisateurs (différents états, micro interactions).
 
Il faudra recruter des utilisateurs et rédiger un protocole de test clair avec les opportunités à tester sur le prototype.
En gardant en tête l’objectif de ces tests, les questions doivent être orientées de manière à confirmer ou infirmer les différentes hypothèses de départ et non d’obtenir une approbation sur la qualité visuelle du prototype.
 

Les résultats du Design Sprint

Après la journée de tests, beaucoup de matières et d’informations seront récoltées qu’il faudra trier puis catégoriser.

Ce travail permettra d’avoir une liste de recommandations / fonctionnalités qui sera présentée aux équipes et qui devra être priorisée en fonction de la valeur et de l’effort (Matrice Impact/Effort).

Cette liste permettra d’alimenter la roadmap et le backlog des équipes avec les différents sujets identifiés.
 
La semaine de Design Sprint s’achève avec les tests utilisateurs.
Les tests se font généralement auprès de 5-8 utilisateurs mais des études montrent qu’avec 3 tests, vous commencerez à observer les mêmes retours d’un utilisateur à un autre.
Après avoir testé la solution auprès de 5 utilisateurs, vous commencez à identifier ce qui a marché ou non ainsi que les hypothèses à revoir ou à affiner.
 
Le protocole de test sera orienté de manière à obtenir des réponses concrètes aux questions que le groupe s’est posé lors du sprint.
Poser des questions ouvertes pour inciter les utilisateurs à s’exprimer fait partie des bonnes pratiques à adopter.
Demander leur avis ou opinion sur ce qu’ils voient, ce qu’ils s’attendent à voir en cliquant sur un bouton par exemple, capturer ce qui n’est pas clair, avoir leur retour d’expérience sur la solution…
 
Il est aussi très important de mettre l’utilisateur à l’aise avant de démarrer l’interview.
L’utilisateur fera de son mieux pour vous faire son meilleur retour d’expérience en s’exprimant librement s’il se sent à l’aise.

Serait-il possible d’obtenir le même résultat sans utiliser le Design Sprint ?

La réponse est oui mais pas aussi rapidement et de façon aussi efficace.
L’élément important à garder en tête avec un Design Sprint, c’est le fait de réunir plusieurs expertises dans une réelle démarche collaborative et d’aligner tout le monde sur une vision commune.
La communication et le partage d’informations est nettement plus efficace et l’implication de tous les participants dans le projet est indéniable.
 
Un Design Sprint permet concrètement aux équipes d’accomplir en 4 jours ce qu’ils feraient en temps normal sur 6 mois. 

Cet article vous a plu ? Vous voulez en savoir plus sur le design sprint ou vous souhaitez être formé(e) pour le mettre en place dans votre entreprise ?

Facilitation atelier UX

Pourquoi la facilitation est l’une des compétences clés de demain ?

Le métier de facilitateur est très prisé ces dernières années. Si votre organisation cherche à innover, à augmenter ses ventes et sa rentabilité, et à instaurer une culture axée sur les performances et les résultats, alors les compétences d’un facilitateur sont indispensables.


Selon une étude récente du World Economic Forum, l’esprit critique et la capacité à résoudre des problèmes sont des compétences fondamentales à acquérir et très prisées des entreprises.

Cela a du sens : avec la nécessité d’innover plus rapidement, la collaboration, la cocréation, la résolution créative de problèmes sont des étapes indispensables pour aider les équipes à trouver les meilleures solutions.

Des études ont montré que rassembler des personnes d’horizons et de perspectives différents conduit à plus de créativité et d’innovation.

La facilitation d’ateliers collaboratifs permettra non seulement de mettre en pratique ces différentes compétences, mais surtout d’embarquer les équipes dans une réelle démarche d’intelligence collective.
La facilitation favorise forcément un meilleur environnement de travail.

En maîtrisant ces compétences, vous vous démarquerez clairement des autres collaborateurs et ferez la différence auprès des entreprises avec cette nouvelle manière de collaborer.

Qu’est-ce que la facilitation d’ateliers ?

La facilitation est un process qui permet d’aider un groupe à atteindre un objectif clairement identifié, définir une problématique à résoudre ou à réfléchir au développement d’une nouvelle fonctionnalité.

Cette méthodologie est très souvent utilisée pour transformer un problème en challenge ou opportunité, pour améliorer l’expérience utilisateur (plateforme, interface, outil métier…)
Un facilitateur, qu’il soit interne ou externe, va poser un cadre de travail pour guider un groupe et structurer les discussions avec des exercices précis et séquencés.
Le facilitateur va encourager tout le monde à participer et permettre à chaque expert de s’exprimer.
Il va capturer, reformuler, organiser les idées ainsi générées en séance et s’assurer que tout le monde est aligné grâce à la cohésion du groupe.

La facilitation reste très peu utilisée en entreprise à l’heure actuelle. Il s’agit cependant d’un processus qui pourrait prendre de l’ampleur dans les années à venir.

De quelles compétences avez-vous besoin pour devenir facilitateur ?

Le facilitateur prépare, organise, structure et anime l’atelier en proposant un environnement de travail propice au partage de connaissances.

Le facilitateur va guider les participants vers la solution, il n’est pas là pour résoudre le problème à la place du groupe, ce n’est pas son rôle.

En revanche, il sera garant du bon déroulé de l’atelier et devra :

  • Être à l’écoute et faire preuve d’humilité
  • Guider le groupe avec bienveillance
  • Fournir des instructions claires sur le déroulé de l’atelier
  • S’assurer que le groupe avance vers l’objectif
  • S’assurer que tout le monde participe activement
  • Gérer le temps prévu pour chaque exercice
  • Poser les bonnes questions au groupe pour élever le débat si c’est pertinent
  • S’assurer que l’ordre du jour est respecté
  • Faire en sorte que les participants restent concentrés
  • Définir les prochaines étapes et les actions à mener

Pour devenir un bon facilitateur, certains pensent qu’il faut :

  • Être extraverti
  • Avoir une expertise sur le sujet
  • Toujours trouver la solution au problème

Ce ne sont que des idées préconçues, les meilleurs facilitateurs sont parfois les plus introvertis.

Le rôle d’un facilitateur encore une fois est de poser un cadre de travail pour encourager les participants à coconstruire, à réfléchir ensemble.
Il va plutôt guider le groupe vers l’objectif à atteindre.

Vous ne devez surtout pas être la personne qui a réponse à tout, mais plutôt celle qui pose les questions. Les réponses doivent provenir du groupe.