La différence entre un atelier et une réunion, c’est que pendant une réunion les participants vont naturellement communiquer de façon libre avec des discussions ouvertes où beaucoup d’idées, avis sont partagés et sans structurer ou cadrer un minimum les échanges entre 5,6,7 participants, ça devient très vite le chaos.
De plus, chacun a sa manière de prendre des notes, tout le monde ne capture pas les mêmes infos, la perception d’une information peut varier d’une personne à une autre.
À l’issue de la réunion, rien de concret n’en ressort et aucune décision n’a été prise.
Résultat : la vision produit n’est PAS CLAIRE
L’atelier contrairement à une réunion va permettre de poser un cadre de travail en structurant les discussions. C’est ici qu’intervient le FACILITATEUR qui va devoir proposer cet environnement de travail au groupe en structurant les discussions grâce à des exercices séquencés.
Ces exercices vont permettre au groupe d’avancer vers un objectif précis qui a été fixé en début d’atelier. Il est donc important de bien préparer l’atelier, définir puis partager l’ordre du jour à l’avance.
Lors d’une réunion contrairement à un atelier, personne n’a été désigné spécifiquement pour animer les discussion et faire avancer le groupe.
Qu’est qu’un facilitateur ?
Il accompagne les équipes de travail (souvent pluridisciplinaires et donc complémentaires) dans la résolution de problèmes, l’identification des objectifs, des enjeux d’un projet et facilite les prises de décisions (priorisation des tâches, plan d’action).
Le facilitateur pose un cadre de travail pour faire collaborer les équipes plus efficacement, aligner la vision grâce à la mise en place d’ateliers collaboratifs privilégiant l’intelligence collective.
Tout le monde participe et chacun devient acteur en étant “force de proposition” lors des ateliers.Le facilitateur n’est pas là pour trouver la solution mais pour aider le groupe à avancer vers la solution.
Il fait quoi concrètement ? quel est son rôle ?
Avant l’atelier :
- S’entretenir avec les experts en amont pour avoir le contexte
- Bien comprendre l’objectif de l’intervention
- Identifier les participants de l’atelier
- Prendre connaissance du contexte sans être expert sur le sujet
- Préparer le déroulé de l’atelier (méthodes et outils d’animation qui vont être utilisés ainsi que le support)
Pendant l’atelier :
- Rappeler les objectifs, le cadre…
- Donner les instructions claires sur le déroulé de l’atelier
- Structurer et séquencer les discussions
- Guider le groupe en aidant les participants à prendre de la hauteur
- Élever le débat quand c’est pertinent
- Assurer la bonne dynamique du groupe en s’assurant que chacun puisse s’exprimer
- Minuter chaque exercice et le temps de parole
- S’assurer que l’atelier avance bien et éliminer toute discussion ou débat sans lien direct avec l’ordre du jour
- Capturer tout ce qui est partagé en séance et regrouper les idées communes
- Reformuler ce qui est dit pour s’assurer que tout le monde a compris la même chose
- Définir les next steps
Après l’atelier :
- Synthétiser tout ce qui a été partagé en séance dans un format clair et digeste
- Transmettre la synthèse et /ou faire la restitution aux équipes
- Lister puis prioriser les opportunités / axes de travail avec d’autres ateliers
- Identifier les équipes impactées et proposer un plan d’action
- Prévoir les prochaines étapes
- Animer d’autres ateliers si besoin
Un facilitateur est une aide précieuse lorsque les équipes :
- Développent une solution sans avoir identifié clairement les objectifs et les enjeux
- Ont une problématique à résoudre qui nécessitent l’intervention d’au moins 3 participants
Avantages d’un atelier : Interactif & Collaboratif
- Tout centraliser sur un seul support et non de façon éparse (data, études quali, objectifs, ambition, CVP, OKR, inspirations, challenges, utilisateurs, cas d’usage, pain points, opportunités)
- Espace d’échange live et asynchrone
- Structurer & Séquencer les discussions (importance d’avoir un facilitateur, ne pas sortir du cadre ex. : Commencer à discuter des solutions possibles alors qu’on est en train de définir la problématique)
- Visualiser les discussions avec une prise de note standardisée (voir les post its sur un board permet de mieux capturer les idées puis surtout de tout centraliser au même endroit, continuer à contribuer même après l’atelier, permet de mieux prioriser avec le système de vote)
- Tout le monde participe activement : Générer des idées individuellement puis les partager au groupe. Chacun donne son avis sans cet effet de groupe où très souvent le plus extraverti ou le plus haut dans la hiérarchie va driver les réflexions du groupe.
Les plus introvertis qui habituellement sont plus en écoute lors des réunions traditionnelles vont pouvoir donner leur avis et contribuer - Définition des next steps (décider des prochaines actions en attribuant les responsabilités/tâches à chaque équipe impactée).